Afin d’enrichir les contenus par filières, le site est ouvert à l’ensemble des partenaires du plan Ecophyto. Une charte des contributeurs a été rédigée afin de guider les contributeurs dans la mise à disposition d’informations relatives à la protection intégrée des cultures.

Ces contributions permettent une mise à jour continuelle des éléments du portail en garantissant ainsi la mise à disposition aux agriculteurs, conseillers et formateurs d’un site vivant et utile au plus grand nombre.

La procédure pour contribuer à EcophytoPIC est la suivante :

• Les contributeurs soumettent les documents à l’adresse e-mail spécifique gérée par le coordonnateur : ecophytopic@acta.asso.fr ;
• Le coordonnateur est chargé de proposer le document aux interlocuteurs adaptés (selon les filières) ;
• Le document fait alors l’objet d’une évaluation par les responsables, à l’aide éventuelle d’experts, sur les critères suivants : l’intérêt, la pertinence, la plus-value et l’absence publicitaire dans le texte ou sur le lien ;
• Le(s) validateur(s), émet(tent) un avis favorable ou non pour l’inclusion du document. Dans tous les cas, le contributeur est informé des suites données. 
  En cas d’acceptation, le document est saisi dans la base dans la ou les rubriques appropriées. En cas de refus, un argumentaire sur un ou plusieurs des critères peut alors être demandé au contributeur. Le Comité Scientifique et Technique peut éventuellement être consulté.

La cellule opérationnelle est animée par l’ACTA (Association de Coordination Technique Agricole). Elle est régie par une convention de fonctionnement entre le Ministère chargé de l'Agriculture, l’ACTA et les Instituts Techniques Agricoles. Pour chacune des filières présentes dans le portail, un animateur est nommé.

Composition de l’équipe opérationnelle : ACTA, CAN DEPHY, DGAL, ARMEFLHOR, ARVALIS, ASTREDHOR, CTIFL, IFV, INRAE, ITB, ITEIPMAI, IT², Solagro, Terres Inovia.

La cellule opérationnelle a pour mission le fonctionnement opérationnel du Portail, et en particulier :

• La conception du portail (cahier des charges et demandes d’évolution)
• La mobilisation des autres membres associés pour susciter et faciliter les propositions de contenus;
• La coordination de la rédaction des articles;
• La mise en ligne des articles après leur validation selon les processus définis.

Les compétences nécessaires au fonctionnement du Portail sont les suivantes : 

• Agronomie et systèmes de cultures innovants, santé et protection des utilisateurs de produits phytopharmaceutiques;
• Rédaction d’articles de vulgarisation scientifique à destination de professionnels;
• Technologies de l’information, de la communication et de la veille informationnelle (administration de plateformes informatiques de communication, communication, ingénierie de formation, veille scientifique et événementielle).

La cellule opérationnelle du Portail peut s’appuyer sur des groupes de travail {ad hoc} pour la réalisation de ses missions, ou s’intégrer à des groupes de travail existants.

Le Comité de pilotage fixe les orientations et le financement. Au sein du Comité de pilotage, les propositions d’orientation sont décidées collectivement. En l’absence de position consensuelle suffisante concernant les dispositifs dont l’Etat est responsable, la décision revient à la Direction Générale de l’ALimentation.

Il a pour composition :

• des représentants des différents ministères impliqués dans Ecophyto (Ministères chargés de l’Agriculture, de l’Environnement, de la Recherche, de la Santé);
• le président du Comité scientifique et technique. 

Il est présidé par le Directeur général de l’alimentation ou son représentant. Il se réunit plusieurs fois par an pour faire un bilan des activités menées et définir les orientations stratégiques sur convocation de son Président. Il peut se réunir autant de fois que nécessaire pour assurer le suivi des activités du Portail et éventuellement en visio-conférence lorsque la situation justifie une prise de position accélérée.

Le Comité de pilotage se prononce sur les orientations nécessaires au fonctionnement du Portail et en particulier sur :

• l’évolution du périmètre couvert par le Portail;
• les moyens nécessaires au fonctionnement du Portail;
• les descriptions des processus de validation des contenus proposés par les Membres titulaires;
• l’évaluation des activités du Portail et l’approbation des bilans d’activité annuels;
•  la valorisation de l’action du Portail auprès des différentes instances locales, nationales et internationales;
•  les propositions de modifications à apporter à la présente convention, ainsi que la décision de la renouveler ou de la résilier.

Le Comité de pilotage définit le rythme et les modalités de suivi et de rendu des différents travaux pour lesquels l’équipe opérationnelle du Portail est mandatée. 

Le Comité scientifique et technique a pour missions l’organisation et la supervision des processus de validation, la vérification de la cohérence des contenus et l’identification des attentes des utilisateurs en tenant compte de l’avis des membres du Club d’utilisateurs.

Il a pour composition :

• un représentant de chacun des Membres titulaires et de chacun des Membres associés;
• un représentant de la DGPE du Ministère chargé de l’agriculture;
• un représentant de la DGER du Ministère chargé de l’agriculture;
• un représentant de la Direction de l’eau et de la biodiversité du Ministère chargé de l’environnement;
• un président.

Cette composition peut être modifiée avec l’accord du Comité de pilotage, sur proposition du président. Il est présidé par une personnalité désignée par le Comité de pilotage. Celui-ci est Antoine MESSEAN, INRA, Coordinateur du Réseau ENDURE.

Le secrétariat est assuré par l’ACTA. Il se réunit deux fois par an au moins pour définir les orientations techniques du Portail, sur convocation de son Président. Il peut se réunir autant de fois que nécessaire pour assurer le fonctionnement du Portail. Il rend compte de son activité a minima via son président une fois par an au Comité de pilotage.

Le Comité scientifique et technique se prononce sur le cahier des charges initial du Portail ainsi que ses modifications éventuelles et son fonctionnement, en particulier sur :

• la conformité des processus de validation des contenus;
• la qualité du contenu des articles déjà mis en ligne, vérifiée sur la base d’un échantillon;
• les perspectives d’évolution en fonction des synthèses des remarques du club des utilisateurs. 

Le Club utilisateurs propose des évolutions afin de répondre à ses attentes en termes de contenu et d’ergonomie.

Il a pour composition (liste non exhaustive) : des conseillers de la distribution (coopératives, négoces) des Chambres d’Agriculture, du Conseil Indépendant représenté par le PCIA, des agriculteurs engagés dans le réseau Ferme DEPHY Ecophyto, des ingénieurs réseaux DEPHY Ecophyto, des animateurs de lycées agricoles, des formateurs Certiphyto, des chefs de projet régionaux Ecophyto.

Il est consulté par le biais de questionnaires de satisfaction et d’attentes réguliers gérés par l’équipe opérationnelle du site en tant que panel d’utilisateurs actifs, et se réunit pour échanger sur les résultats de ces questionnaires. Ce travail de consultation fera l’objet de rapports de synthèses disponibles et consultables librement, par le coordonnateur.